영어 이메일 프롬프트 모음: 독촉, 사과, 일정 조율, 첫 연락까지 (복사해서 바로)

한국어로 쓰고 번역하면 생기는 일

금요일 오후, 해외 거래처에 "확인 부탁드립니다"를 보내야 합니다. 번역기에 넣으면 "Please confirm."이 나옵니다. 문법은 맞지만 영어권 메일에서는 지시처럼 들릴 수 있습니다. 상대가 거래처라면 더 그렇습니다.

한국어는 높임말로 정중함을 표시하고, 영어는 문장 구조와 동사 선택으로 표시합니다. 같은 부탁도 "Could you", "Would you mind", "I would appreciate it if" 순으로 부드러워집니다. 번역은 이 차이를 놓치기 쉽습니다.

그래서 AI에게 한국어 문장 대신 "누구에게 무슨 일로 어느 정도 무게로"를 알려줍니다. 한국어 초안이 있으면 번역하라고 하지 말고 의도를 읽고 영어로 새로 쓰게 하세요.

영어 비즈니스 이메일을 써줘.

- 나: [한국 회사의 구매 담당자 이준호]
- 받는 사람: [해외 공급사 영업 담당 Sarah, 두 번 메일을 주고받은 사이]
- 목적: [지난주 요청한 견적서가 아직 안 와서 확인]
- 정중함: [보통. 딱딱하지 않지만 예의는 지킴]
- 꼭 넣을 것: [원하는 날짜 10월 30일까지, 견적 항목 3개]
- 길이: [5문장 이내]

한국어 직역투는 피하고, 영어권 직장인이 쓰는 자연스러운 표현으로 써줘.
제목도 하나 붙이고, 아래에 한국어로 이 메일의 톤을 한 줄로 설명해줘.

정중함 단계를 말로 정해 준다

"정중하게"만 쓰면 AI는 가장 격식 있는 쪽으로 갑니다. 단계를 구체적으로 지정하세요.

• 아주 격식

  언제

  첫 연락, 고위 임원, 공공기관

  지시 문장 예

  매우 격식 있게. Dear Mr./Ms.로 시작

• 보통

  언제

  몇 번 연락한 거래처

  지시 문장 예

  정중하지만 딱딱하지 않게. Hi 이름으로 시작

• 편하게

  언제

  자주 일하는 동료, 해외 지사 팀원

  지시 문장 예

  친구에게 보내는 정도는 아니고, 동료에게 쓰는 편한 톤

• 단호

  언제

  독촉, 계약 위반 언급

  지시 문장 예

  정중하되 요구는 분명하게. 기한 명시

독촉, 일정 조율, 첫 연락

아래 상황으로 독촉 이메일을 써줘.
상황: [10월 15일에 견적서를 요청했고 아직 답이 없음. 지난 메일은 10월 22일.]
받는 사람: [Sarah]
톤: 정중하지만 이번엔 기한을 분명히. 기한은 [10월 30일].
"I am writing to remind you" 같은 어색한 표현이나 사과로 시작하는 문장은 쓰지 마.
짧게, 제목에는 [Quote Request]를 넣어줘.

[내일부터 3일 안에] 온라인 미팅 일정을 잡는 영어 메일을 써줘.
내가 가능한 시간: [서울 시간 기준 화요일 오후 2~5시, 목요일 오전 10시~12시]
상대는 [독일 베를린]에 있어. 시차를 같이 적어 주고, 두 시간대로 후보를 표로 만들어줘.
상대가 다른 시간을 제안할 수 있게 한 문장을 넣어줘.

전혀 모르는 사람에게 보내는 첫 이메일을 영어로 써줘.
나: [박서연, 예시컴퍼니 마케팅 담당]
받는 사람: [해외 전시회 주최 측 담당자]
목적: [부스 신청 방법 문의]
격식: 높게. 인사와 자기소개는 두 문장 안에서 끝내고 질문은 3개로 나눠서 번호로 적어줘.
영업 메일처럼 들리지 않게.

한국식 표현은 이렇게 고쳐 쓰게 한다

모든 문장을 AI에게 맡기면 안 되는 곳이 있습니다. 한국어 인사말입니다. "항상 감사드립니다", "수고 많으십니다" 같은 말은 영어로 옮길 대응어가 없습니다. 억지로 옮기면 어색한 인사만 남습니다.

아래 표처럼 의도만 뽑아서 영어식 문장으로 바꾸게 하세요.

• 항상 감사드립니다

  직역하면

  I always thank you

  영어 메일에서는

  Thank you for your support. 또는 생략

• 확인 부탁드립니다

  직역하면

  Please confirm

  영어 메일에서는

  Could you let me know if this works?

• 검토 후 회신 바랍니다

  직역하면

  Please reply after reviewing

  영어 메일에서는

  I would appreciate your feedback by [날짜].

• 불편을 드려 죄송합니다

  직역하면

  I am sorry for the inconvenience

  영어 메일에서는

  무엇이 문제였는지 구체적으로. 사과는 한 번만

받은 영어 메일에 답할 때

상대의 영어가 애매할 때가 있습니다. 화가 난 것인지, 단순한 확인인지 구분이 안 됩니다. 이럴 때는 답장을 쓰기 전에 AI에게 상대 메일의 뉘앙스를 먼저 읽게 하세요.

다만 회사 내부 정보나 상대방 개인 정보가 들어 있는 메일을 그대로 붙여넣는 건 조심해야 합니다. 이름, 연락처, 금액은 [ ]로 바꿔서 붙이세요.

아래는 거래처에서 받은 영어 메일이야. 개인정보는 [ ]로 가렸어.
1) 한국어로 요약해줘.
2) 화가 났는지, 단순 확인인지, 압박인지 톤을 판단하고 근거가 된 표현을 뽑아줘.
3) 내가 [일정 지연 사유를 설명하고 새 날짜 11월 8일을 제안]하는 답장을 영어로 써줘. 톤은 상대 메일과 비슷한 정도로.

[받은 메일]

"I hope this email finds you well"부터 지우기

영어 원어민이 보면 AI가 쓴 메일은 첫 문장에서 티가 납니다. "I hope this email finds you well", "I am writing to inform you that" 같은 틀에 박힌 시작 때문입니다. 한 번 쓰는 건 괜찮아도 매번 나오면 눈에 띕니다.

• 첫 문장을 바로 본론으로 바꿉니다. "Following up on the quote I requested on October 15."
• 문장마다 "Additionally", "Furthermore"가 붙어 있으면 지웁니다. 메일에서는 잘 안 씁니다.
• 사과가 한 번이면 충분합니다. "sincerely apologize" 가 세 번 나오면 둘은 지웁니다.
• 마무리의 "Please do not hesitate to contact me"는 "Let me know if you have questions."로 줄여도 됩니다.
• 고친 후에는 소리 내어 읽어 보세요. 읽다가 숨이 차는 문장은 두 개로 자릅니다.

아래 영어 메일에서 AI가 쓴 것 같은 틀에 박힌 표현을 찾아서 바꿔줘.
- 첫 문장은 인사치레 없이 본론으로
- Additionally, Furthermore 같은 연결어 제거
- 한 문장이 25단어를 넘지 않게
- 의미가 바뀌면 안 돼
바꾼 부분을 표로 "원문 / 수정"으로 보여줘.

[메일]

자주 묻는 질문

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