공무원 AI 활용법: 민원 답변 초안과 보고서 개요 (프롬프트 예시, 써도 되는 선)

쓰기 전에: 우리 기관은 되는가

행정안전부는 2023년 5월 중앙행정기관과 지자체 약 300곳에 챗GPT 활용방법 및 주의사항 안내서를 배포했습니다. 그 뒤로 기관마다 자체 지침이 생겼고, 외부 AI 사이트 접속 자체를 막은 곳도 있고, 기관이 도입한 별도 AI 서비스만 허용하는 곳도 있습니다. 안내서의 세부 항목은 첨부 파일에 있어 이 글에서는 확인한 범위만 적습니다.

그래서 "공무원이 AI 써도 되나"에 대한 답은 기관마다 다릅니다. 보안 담당 부서에 한 줄만 물어보면 됩니다. 어느 서비스가 허용인지, 업무망에서 접속되는지, 어떤 등급의 자료까지 넣어도 되는지. 답을 문서로 받아 두면 나중에 편합니다.

지침이 모호하다면 기준은 하나입니다. 외부에 공개되지 않은 내용은 넣지 않습니다. 아래 예시 프롬프트가 전부 가상의 이름과 일반적인 상황으로 쓰인 이유입니다.

민원 답변, 첫 문단 막힐 때

불편 민원에 답변을 쓸 때 가장 오래 걸리는 건 내용이 아니라 첫 문장입니다. 사과를 어디까지 할지, 규정 설명을 어떻게 풀지. 이럴 때 뼈대를 AI에게 받아 두고 사실관계와 근거 조항은 직접 채웁니다.

아래처럼 개인 식별 정보 없이 상황만 적습니다. 실제 민원인 이름, 주소, 연락처는 지웁니다.

구청 주민센터 담당자로서 민원 답변 초안을 써줘.
상황: 주민이 공원 가로등이 3주째 꺼져 있다고 항의했다. 현재 수리 업체 일정이 잡혀 있고 다음 주 수요일 완료 예정이다.
요구: 존댓말, 6문장 이내, 사과는 한 번만, 변명처럼 들리는 표현 빼기, 완료 예정일을 문단 끝에 명시.
나는 사실관계를 검토한 뒤 고칠 것이니 빈칸은 [  ]로 남겨줘.

아래 안내 문장을 중학생도 이해할 수 있게 다시 써줘. 의미는 바꾸지 말고, 법적 용어는 괄호로 원래 표현을 남겨줘.

[여기에 공개된 안내문 붙여넣기]

보고서는 개요부터

보고서를 통째로 시키면 일반론만 가득한 글이 나옵니다. 대신 목차와 쟁점을 잡는 데 씁니다. 결재 라인이 읽는 문서는 구조가 절반입니다.

지역 어르신 대상 디지털 교육 확대 방안을 1장 보고서로 쓰려 한다. 읽는 사람은 과장과 국장이다.
목차를 아래 형식으로 5개 이내로 제안하고, 각 항목에 들어갈 내용을 한 줄씩 적어줘.
- 추진 배경
- 현황
- 문제점
- 추진 계획
- 기대 효과
수치가 필요한 곳은 "[수치 필요]"라고만 표시하고 임의의 숫자를 만들지 마.

법령 해석과 처분 판단은 사람 몫

이 부분은 AI가 아무리 매끄럽게 쓴다 해도 사람이 해야 합니다.

• 법령 해석과 처분 판단. 허가할지 말지, 과태료를 어느 구간으로 부과할지. AI는 조문 번호를 틀리게 말하는 경우가 있고, 개정 전 내용을 말하기도 합니다. 근거 조항은 국가법령정보센터에서 직접 확인합니다.
• 민원인 이름, 주민등록번호, 주소, 전화번호가 들어 있는 자료 입력. 외부 AI 서비스에 넣은 내용은 기관 밖으로 나간 것으로 봐야 합니다.
• 비공개·대외비로 분류된 문서, 수사나 감사 관련 자료.
• 결재를 올릴 숫자. 예산, 인원, 통계는 원자료에서 직접 가져옵니다.
• 민원인에게 보내는 답변의 최종 발송. 초안까지만 맡깁니다.

회의 메모를 회의록으로

회의 중 급하게 적은 메모는 약어와 끊긴 문장 투성이입니다. 이걸 양식에 맞게 옮기는 일은 AI가 잘합니다. 메모에 실명이나 비공개 사안이 섞여 있다면 가려서 넣습니다.

아래는 내가 적은 회의 메모다. 회의록 형식(일시, 참석, 안건, 논의 내용, 결정 사항, 후속 조치 및 담당)으로 정리해줘.
메모에 없는 내용은 추가하지 말고, 담당자나 기한이 불분명한 곳은 "미정"으로 표시해.

[메모: 참석자는 A팀장, B주무관. 시설 점검 일정 협의. 다음 주까지 업체 3곳 견적, 예산 문제 있음...]

공문 문장 다듬기

공문의 문장 틀은 정해져 있습니다. 그래서 오히려 AI가 형식을 맞추는 데는 쓸 만합니다. 다만 "~바랍니다", "~협조하여 주시기 바랍니다" 같은 관용구를 기관 사정에 맞게 고르는 건 결국 담당자 몫입니다. 줄여달라고 하면 의미가 달라지는 일도 가끔 있어, 수정 전후를 나란히 비교해 보는 편이 안전합니다.

아래 공문 본문을 길이를 30% 줄여서 다시 써줘. 수정 전후를 표로 나란히 보여주고, 의미가 바뀔 수 있는 곳에는 표시해줘.

[공개 가능한 본문]

쓰고 나서 남는 습관

프롬프트를 파일로 저장해 두면 매번 쓰는 시간이 줄어듭니다. 민원 유형별(시설 불편, 증명서 문의, 보조금 신청) 틀 세 개만 있어도 충분합니다. 다만 AI 초안을 거의 그대로 발송했다가 사실과 다른 문장이 나가는 사고가 가장 흔합니다. 발송 전 체크 항목은 날짜, 금액, 조항 번호, 담당 부서 이름, 전화번호 다섯 가지입니다.

같이 알아두면 좋은 말

외부 AI 서비스

기관 밖 회사 서버에서 돌아가는 챗GPT, 클로드, 제미나이 같은 서비스. 입력한 내용이 그 회사로 전송됩니다.

업무망·인터넷망

많은 공공기관이 두 망을 분리해 씁니다. 어느 망에서 AI 접속이 되는지는 기관마다 다릅니다.

자주 묻는 질문

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